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Organiser un
événement presse |
Vous recherchez une agence événementielle
?
visitez : leguide-evenementiel.com
 ÉTAPE No 1 - Préparer la
liste de média qui devront être present à
l'événement:
Selon votre auditoire vous devez établir la liste des noms,
des adresses, des numéros de téléphone et de
télécopieur des journalistes qui devront être
présent : la radio, la télévision et la presse. Vous
pouvez aussi acheter sur internet des bases de données de
journalistes.
ÉTAPE No 2 - Rédigez et
diffusez un bulletin d'information
Le bulletin d'information destiné aux médias doit
indiquer :
- le
lieu,
- l'objectif de
l'événement médiatique,
- les intervenants.
Les
renseignements que vous donnez doivent être précis et concis mais
suffisamment détaillés pour répondre aux principales
questions que se posent les journalistes. N'oubliez pas d'indiquer si une
séance de photo est prévue.
ÉTAPE No 3-Rédaction du
communiqué
Le
communiqué est un résumé d'une page destiné
à renseigner les médias sur votre événement
médiatique. Lorsque vous rédigez votre communiqué, pensez
à suivre les indications suivantes
:
- Trouver un titre
accrocheur.
- Présenter les
investigateurs de l'événement médiatique et le
thème qu'il traite.
- Donner les renseignements
les plus importants qui se rapportent à l'événement.
ÉTAPE No 4-
Diffusion du communiqué et préparation et
coordination des relations avec les médias sur les
lieux
Soyez prêt pour la
participation des médias.
Prévoyez un moment pour que les
médias puissent interviewer les principaux participants à votre
événement.
Ne manquez pas d'accueillir les médias, de
leur remettre un dossier de presse et de prendre en note leur nom et
l'organisme qu'ils représentent. Il vous sera ainsi beaucoup plus facile
de connaître la couverture accordée à votre
événement. Si c'est possible, essayez de savoir quand la nouvelle
sera diffusée et constituez un book des retombés.
Dans le cas
de la télévision, n'oubliez pas l'aspect visuel de
l'événement. Ainsi, la toile de fond devant laquelle les
conférenciers s'adresseront à l'auditoire ne doit pas être
complètement blanche ou uniformément bleue si elle est en
couleur.
Prévoir l'espace voulu pour que les caméras puissent
circuler ainsi que pour l'installation du relais à partir du
système de sonorisation ou de la tribune.
Organisez une séance
de photo avec les personnalités.
ÉTAPE No 5 -
Suivi de la couverture médiatique
Regrouper les coupures de presse et
inscrire, dans le cas de la couverture télévisée et
radiophonique, enregistrer les emissions. Une bonne chose serait de constituer
un book des rétombées médiatiques. |
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